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6 Dicas para uma boa apresentação ou reunião

Miziara no Direito 13/04/2018
6 Dicas para uma boa apresentação ou reunião

É clássica a frase “você só tem uma oportunidade para causar uma primeira boa impressão”. Tendo essa máxima como base, você pode ter somente uma chance para conseguir expor de forma clara e objetiva o seu conteúdo, seja em uma apresentação ou até mesmo em uma reunião de negócios. Se o cliente não entender o que você diz, será impossível fechar negócio com ele. Com o objetivo de facilitar a sua interação com o interlocutor e aumentar as suas chances de sucesso, disponibilizarei 6 dicas que auxiliarão na condução do discurso e ajudarão a tornar seu conteúdo pertinente, organizado e interessante.

1 – Obtenha informações: antes de qualquer apresentação ou reunião é importante conhecer o público que receberá a sua mensagem. Saber o que é importante para os participantes e as suas preferências impactará diretamente na forma de compreender o que você diz. Acesse o site da empresa, veja o que a instituição valoriza, quais são seus valores, como seus colaboradores se comportam, busque e conheça pessoas que trabalhem na instituição, acesse as redes sociais, procure as últimas notícias sobre ela em sites de busca, etc. Quanto mais informações sobre o público, maior a chance de levar exemplos pertinentes e adequados à plateia. Afinal, se você tiver um público de advogados e um público de engenheiros, a argumentação deve seguir linhas de argumentação diferentes e isso será fundamental para a conexão com os participantes. Uma dica muito importante nesse primeiro item é saber o que NÃO pode ser dito. Muitas empresas têm palavras “proibidas”, como o nome de um concorrente ou uma alusão a alguma marca que faça parte de um outro grupo. Conheça as regras!

2 – Distribua o contato visual: é muito comum, em uma reunião, que o orador concentre a atenção em alguém com uma expressão mais simpática ou em quem tem o poder de decisão (a pessoa que vai aprovar ou não o projeto). Essa atitude não é recomendada, pois você acaba excluindo os outros participantes. Mesmo que você fique mais tranquilo quando olha dessa forma, é preciso lembrar que a apresentação é feita para a plateia e que isso acaba atrapalhando a conexão com as outras pessoas presentes. Olhar para uma pessoa, além de desprezar os outros participantes também deixa a pessoa que é observada bastante constrangida, O ideal é olhar para todos os participantes, de maneira aleatória. Dessa forma você contempla a todos e consegue também fazer a “leitura” das pessoas, entendendo se estão interessadas ou não naqueles argumentos que você utiliza. É importante destacar que, mesmo tendo uma pessoa que decida, as outras que participam da reunião podem influenciar a decisão.

3 – Utilize gestos adequados ao ambiente: se você estiver em uma palestra (ou em uma apresentação para um grupo médio), em pé, você deve fazer gestos mais amplos para que todos os presentes consigam enxergar o que você enfatiza com as mãos. Quando em pé os gestos devem ficar acima da linha da cintura e abaixo da linha do queixo. Essa área é onde os gestos costumam ocorrer e passam naturalidade. Já se você estiver sentado (em uma reunião, por exemplo) você deve executar gestos mais curtos e contidos. Gestos amplos podem passar agressividade e acabam invadindo o espaço de quem está próximo a você. Importante quando sentado é não deixar as mão sob a mesa (parece que está escondendo algo e os gestos não são vistos) e cuidado para não deixar o cotovelo apoiado na mesa na hora de gesticular. Os gestos devem iniciar nos ombros e, com o antebraço apoiado, eles ficam estranhos, mais uma vez perdendo a naturalidade que é fundamental para uma boa apresentação. Atenção para não gesticular demais! Os gestos devem enfatizar a parte mais importante da sua frase.

4 – Movimentação no ambiente: Quando estiver em pé, escolhe três a quatro pontos no palco, onde possa se movimentar e ter acesso ao olhar de todos os presentes. Se fizer uma apresentação com auxílio de material visual (uma projeção com o PowerPoint por exemplo) evite ficar entre a tela e as pessoas. Não faça a movimentação de um lado para o outro de maneira constante e evite passar na frente da tela. Caso seja em uma reunião (e você estiver sentado), busque um ângulo em que possa enxergar todas as pessoas e não fique girando a cadeira. Você deve ter uma postura firme e que demonstre credibilidade. Deixe a cadeira fixa e evite que ela fique balançando.

5 – Deixe as mão livres: evite ficar segurando um papel na mão com os itens que você abordará. A tendência é que você fique olhando para o papel, pois todas as informações estarão lá (é a sua segurança!). Caso precise lembrar de alguns pontos, a dica é fazer um roteiro, contendo somente palavras-chave, e as letras em tamanho grande. Faça desta forma e deixe o papel pousado em algum lugar onde você poderá vê-lo de qualquer lugar do paco. Isso ajudará na condução do discurso e permitirá que gesticule da melhor maneira. Outro tática muito comum (mas muito ruim também) é a ideia de ficar segurando uma caneta ou um clipe de papel na hora de apresentar. Antigamente até era uma boa tática, mas hoje, com o acesso à informação, quando alguém entra segurando uma caneta que não irá usar, todos saberão da tensão do apresentador. Caso realmente precise segurar algo para fazer uma apresentação melhor, a dica é investir em um apresentador de slides. Esse sim torna legítimo segurar algo durante a apresentação.

6 – Simplifique o material visual da apresentação: o apresentador é o personagem principal da apresentação. O material PowerPoint deve auxiliar o discurso e, de forma alguma deve substituí-lo. A prioridade na utilização dessa ferramenta é utilizar tópicos ou imagens para reforçar o seu conteúdo e é muito comum observar apresentadores colocando grandes textos no material visual. Quanto mais conteúdo na tela, mais engessada fica apresentação e o apresentador perde a naturalidade. Quantas vezes você já assistiu a um discurso lido bom? Muito difícil de acontecer e isso também é comum quando o orador lê o que está na tela para a sua plateia. Vale destacar que o problema não está só na leitura, mas também na postura do apresentador, que vai precisar ficar de costas para o público (no mínimo de lado) para conseguir ler e dificilmente fará uma leitura com a entonação correta e dinâmica. Lembre-se de que a plateia consegue ler mais rápido do que você, pois eles não precisam processar a fala na hora da leitura, o que torna a sua leitura completamente dispensável.

O que vale em uma apresentação é pensar nesses quesitos e entender que é muito difícil fazer uma apresentação perfeita, mas que uma apresentação com poucos ruídos é bem fácil quando se presta atenção aos detalhes. Aplique as 6 dicas e comece a perceber a diferença que elas farão no entendimento do público. Desejo muito sucesso e ótimas apresentações!

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